Política de Tratamiento de Datos Personales

1. INTRODUCCIÓN

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales es adoptada por SAYII COSMÉTICOS S.A.S. de conformidad con lo establecido en la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten.

Esta Política será aplicable al tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados, utilizados, consultados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados o suprimidos por SAYII COSMÉTICOS S.A.S. respecto de clientes, usuarios, proveedores, contratistas, trabajadores, candidatos, accionistas y demás personas naturales cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de la sociedad.

SAYII COSMÉTICOS S.A.S. reconoce la importancia de proteger la privacidad y los datos personales de sus Titulares y adopta esta Política con el propósito de establecer reglas claras para su tratamiento y garantizar el ejercicio de los derechos reconocidos por la legislación colombiana.

2. MARCO LEGAL

• Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015 y sus modificaciones.
• Ley 2300 de 2023, cuando resulte aplicable a comunicaciones comerciales y contactos con consumidores.
• Las demás normas, instrucciones y disposiciones expedidas por las autoridades competentes que resulten aplicables al tratamiento de datos personales.

3. DEFINICIONES

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales, salvo las excepciones previstas por la ley.

Dato Sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, de acuerdo con la legislación aplicable.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, consulta, transmisión, transferencia o supresión.

Transferencia: Envío de Datos Personales a otro Responsable del Tratamiento, ubicado dentro o fuera de Colombia.

Transmisión: Comunicación de Datos Personales a un Encargado para que realice el Tratamiento por cuenta del Responsable, dentro o fuera de Colombia.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Aviso de Privacidad: Comunicación mediante la cual el Responsable informa al Titular sobre la existencia de la Política de Tratamiento, la forma de acceder a ella y las finalidades generales del Tratamiento.

4. PRINCIPIOS APLICABLES

Legalidad: El Tratamiento se realizará de acuerdo con la legislación aplicable.

Finalidad: Todo Tratamiento deberá responder a una finalidad legítima e informada al Titular.

Libertad: Cuando legalmente sea necesaria autorización, el Tratamiento se realizará con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.

Veracidad o calidad: La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia: El Titular tendrá derecho a conocer la existencia y utilización de sus Datos Personales.

Acceso y circulación restringida: Los Datos Personales solamente podrán ser tratados por personas autorizadas o legalmente facultadas.

Seguridad: SAYII adoptará medidas razonables para prevenir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Quienes intervengan en el Tratamiento deberán mantener la reserva correspondiente sobre los Datos Personales, cuando resulte aplicable.

5. OBJETO Y ALCANCE

La presente Política tiene por objeto establecer los criterios, condiciones y procedimientos bajo los cuales SAYII COSMÉTICOS S.A.S. realizará el Tratamiento de Datos Personales y los mecanismos mediante los cuales los Titulares podrán ejercer sus derechos de conocimiento, acceso, actualización, rectificación, supresión y revocatoria de autorización, cuando resulte legalmente procedente.

Esta Política será aplicable a las bases de datos y archivos respecto de los cuales SAYII COSMÉTICOS S.A.S. actúe como Responsable del Tratamiento. Todas las personas que, en desarrollo de sus funciones o relaciones con SAYII, tengan acceso a Datos Personales deberán observar la presente Política y las obligaciones legales aplicables.

6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Responsable del Tratamiento es SAYII COSMÉTICOS S.A.S., identificada con NIT 901.941.721-8, con domicilio en Bucaramanga, Santander, Colombia, dirección Carrera 8 # 20N - 148, Bodega 11, Parque Industrial Ruta 169, correo electrónico sayiicosmeticos@gmail.com y teléfono 316 691 8596.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

El Tratamiento podrá efectuarse por medios físicos o electrónicos y mediante procedimientos manuales, semiautomatizados o automatizados, según la naturaleza de la información y la finalidad aplicable.

7.1. Clientes y usuarios

1. Registrar e identificar clientes y usuarios.

2. Procesar, confirmar y administrar pedidos realizados a través de la página web, WhatsApp, redes sociales y demás canales oficiales de SAYII.

3. Gestionar pagos, facturación y validaciones relacionadas con las transacciones.

4. Preparar, despachar, transportar y entregar productos, así como gestionar novedades relacionadas con la entrega.

5. Atender cambios, garantías, devoluciones, retractos y reembolsos cuando resulten legal o contractualmente procedentes.

6. Atender peticiones, consultas, quejas y reclamos y prestar servicio al cliente.

7. Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias y administrativas.

8. Prevenir, detectar y gestionar posibles fraudes, suplantaciones, transacciones irregulares o usos indebidos de los canales de SAYII.

9. Realizar análisis administrativos, estadísticos y comerciales orientados a mejorar productos, servicios, procesos y experiencia de compra.

10. Administrar programas de fidelización, beneficios y promociones.

11. Enviar información sobre productos, promociones, descuentos, beneficios, lanzamientos y demás comunicaciones comerciales cuando exista autorización del Titular, cuando esta sea legalmente requerida, o en los eventos expresamente exceptuados por la ley.

12. Utilizar proveedores tecnológicos, plataformas de comercio electrónico, procesadores o pasarelas de pago, operadores logísticos, transportadoras y demás terceros necesarios para ejecutar la operación.

La aceptación de comunicaciones promocionales o publicitarias no será requisito para realizar una compra. SAYII realizará estas comunicaciones a través de los canales autorizados por el Titular y conforme a los límites legales aplicables. El Titular podrá solicitar que cesen dichas comunicaciones a través de los mecanismos habilitados por SAYII, sin perjuicio de las comunicaciones estrictamente necesarias para gestionar una compra, pedido, entrega, garantía o solicitud.

7.2. Trabajadores, practicantes y candidatos

1. Adelantar procesos de selección, vinculación y contratación.

2. Verificar referencias e información suministrada dentro de los límites permitidos por la ley.

3. Administrar contratos laborales y demás documentos relacionados con la relación de trabajo.

4. Gestionar afiliaciones y trámites ante las entidades del Sistema de Seguridad Social y demás entidades que correspondan.

5. Administrar nómina, prestaciones, pagos y demás obligaciones derivadas de la relación laboral.

6. Cumplir obligaciones de Seguridad y Salud en el Trabajo y administrar incapacidades, licencias y demás novedades laborales.

7. Atender solicitudes de certificados, constancias y demás requerimientos relacionados con la relación laboral.

8. Cumplir obligaciones legales, laborales, tributarias, de seguridad social y administrativas.

Cuando en desarrollo de la relación laboral resulte necesario tratar información de salud u otros Datos Sensibles, su Tratamiento se limitará a las finalidades legalmente permitidas y se aplicarán medidas adecuadas de confidencialidad y seguridad.

7.3. Proveedores y contratistas

1. Adelantar procesos de selección, vinculación y evaluación.

2. Solicitar cotizaciones, productos o servicios y administrar órdenes de compra.

3. Elaborar, ejecutar y hacer seguimiento a contratos y relaciones comerciales.

4. Realizar pagos y procedimientos contables, fiscales, tributarios y de facturación.

5. Cumplir obligaciones contractuales y legales.

6. Contactar al Titular para asuntos relacionados con la relación comercial.

7. Realizar verificaciones razonables de cumplimiento, seguridad y prevención de riesgos cuando resulten necesarias y legalmente permitidas.

8. Compartir la información necesaria con proveedores o terceros que intervengan legítimamente en el cumplimiento de la relación contractual.

7.4. Accionistas

1. Cumplir las obligaciones societarias y corporativas de SAYII.

2. Administrar los registros y libros societarios que correspondan.

3. Gestionar reuniones y decisiones de los órganos sociales.

4. Realizar pagos de dividendos cuando corresponda.

5. Cumplir obligaciones contables, fiscales, tributarias y requerimientos de autoridades legalmente facultadas.

8. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO

Salvo las excepciones expresamente establecidas por la ley, SAYII COSMÉTICOS S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.

La autorización podrá obtenerse mediante documentos escritos, medios electrónicos, mecanismos digitales, manifestaciones verbales o conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el Titular otorgó su consentimiento. En ningún caso el silencio o la inactividad del Titular se entenderán como autorización.

Al solicitar la autorización, SAYII informará al Titular, cuando corresponda, el Tratamiento y sus finalidades, los derechos que le asisten, los datos de identificación y contacto del Responsable y el carácter facultativo de responder preguntas relacionadas con Datos Sensibles o información de niños, niñas y adolescentes.

SAYII COSMÉTICOS S.A.S. conservará prueba de las autorizaciones obtenidas cuando estas sean legalmente requeridas.

9. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

9.1. Datos Sensibles

SAYII COSMÉTICOS S.A.S. tratará Datos Sensibles únicamente cuando resulte necesario y jurídicamente procedente, incluyendo los que deban ser tratados para el cumplimiento de obligaciones laborales o legales. Cuando la autorización sea exigible, se informará al Titular sobre la naturaleza sensible del dato, la finalidad correspondiente y el carácter facultativo de suministrarlo, y se obtendrá la autorización explícita requerida.

9.2. Datos de niños, niñas y adolescentes

SAYII COSMÉTICOS S.A.S. no tiene como finalidad ordinaria recolectar Datos Personales de niños, niñas y adolescentes. Cuando excepcionalmente resulte legalmente procedente realizar dicho Tratamiento, se garantizará el respeto de su interés superior y de sus derechos fundamentales, se obtendrá la autorización de su representante legal cuando corresponda y se tendrá en cuenta la opinión del menor de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad de comprensión, en los términos de la normativa aplicable.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES

1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando legalmente corresponda.

3. Ser informados, previa solicitud, respecto del uso dado a sus Datos Personales.

4. Acceder gratuitamente a sus Datos Personales en los términos establecidos por la legislación aplicable.

5. Presentar consultas y reclamos relacionados con el Tratamiento de su información.

6. Solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus datos cuando resulte legalmente procedente.

7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por posibles infracciones a la normativa, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante SAYII cuando resulte legalmente exigible.

8. Abstenerse de suministrar Datos Sensibles cuando su entrega tenga carácter facultativo.

9. Ejercer los demás derechos reconocidos por la legislación colombiana.

La revocatoria de una autorización o la supresión de información no procederá cuando exista un deber legal o contractual que obligue a SAYII COSMÉTICOS S.A.S. o al Titular a conservar determinada información.

11. TERCEROS, TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS

SAYII COSMÉTICOS S.A.S. podrá apoyarse en terceros para la prestación de servicios tecnológicos, comercio electrónico, pagos, logística, facturación, almacenamiento, comunicaciones, atención al cliente u otras actividades necesarias para desarrollar sus operaciones.

Cuando dichos terceros actúen como Encargados del Tratamiento, deberán tratar los datos conforme a las instrucciones y finalidades correspondientes y respetar las obligaciones de confidencialidad y seguridad aplicables.

Las transmisiones y transferencias nacionales o internacionales de Datos Personales se realizarán únicamente cuando resulten necesarias y se cumplan los requisitos previstos por la legislación colombiana aplicable. La existencia de una relación comercial con un tercero no implica una autorización ilimitada para utilizar o divulgar Datos Personales.

12. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El Área Administrativa de SAYII COSMÉTICOS S.A.S. será responsable de recibir y tramitar las solicitudes relacionadas con el ejercicio de los derechos de los Titulares.

Las solicitudes podrán presentarse por correo electrónico a sayiicosmeticos@gmail.com, al teléfono 316 691 8596 o mediante comunicación dirigida a Carrera 8 # 20N - 148, Bodega 11, Parque Industrial Ruta 169, Bucaramanga, Santander.

El Titular deberá suministrar información suficiente que permita identificarlo razonablemente y establecer el objeto de su solicitud. SAYII podrá solicitar información adicional cuando sea razonablemente necesaria para comprobar la identidad del solicitante o su legitimación para actuar en nombre del Titular.

13. PROCEDIMIENTO DE CONSULTAS Y RECLAMOS

13.1. Consultas

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de SAYII. SAYII suministrará la información contenida en el registro individual o aquella vinculada con la identificación del Titular. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, SAYII informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales.

13.2. Reclamos

Cuando el Titular o quien se encuentre legalmente facultado considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o advierta un posible incumplimiento de las normas de protección de datos, podrá presentar un reclamo.

El reclamo deberá contener la identificación del Titular o de quien actúe en su nombre, una descripción clara de los hechos que dan origen al reclamo, los datos de contacto para recibir respuesta y los documentos que pretenda hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo está incompleto, SAYII requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane la información faltante. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el interesado aporte la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si quien recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Cuando SAYII reciba un reclamo completo, se incluirá en la base de datos la anotación "reclamo en trámite" y el motivo correspondiente en un término no superior a dos (2) días hábiles, y dicha anotación se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.

El término máximo para responder el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a su recepción. Cuando no sea posible resolverlo dentro de dicho término, SAYII informará los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

14. SEGURIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y CONSERVACIÓN

SAYII COSMÉTICOS S.A.S. adoptará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables y apropiadas para proteger los Datos Personales frente a pérdida, adulteración, consulta, uso, acceso, divulgación o Tratamiento no autorizado o fraudulento.

Las personas que intervengan en el Tratamiento deberán mantener la confidencialidad de la información incluso después de finalizada la relación que permitió su acceso a los datos, cuando ello resulte aplicable.

Los Datos Personales se conservarán durante el tiempo necesario y razonable para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados y durante los períodos adicionales exigidos por obligaciones legales, contables, fiscales, laborales, contractuales, administrativas o judiciales. Cuando desaparezca la finalidad que justificó el Tratamiento y no exista obligación legal o contractual de conservar la información, SAYII procederá conforme a la normativa aplicable respecto de su supresión, anonimización o disposición correspondiente.

15. MODIFICACIONES Y VIGENCIA

SAYII COSMÉTICOS S.A.S. podrá modificar la presente Política cuando resulte necesario como consecuencia de cambios legislativos, regulatorios, tecnológicos, operativos o comerciales. Los cambios sustanciales serán comunicados oportunamente a los Titulares de manera eficiente antes de implementar las nuevas políticas, conforme a la normativa aplicable. Cuando una nueva finalidad requiera una autorización adicional, SAYII deberá obtenerla antes de realizar el nuevo Tratamiento.

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir del 18 de septiembre de 2026. Las bases de datos tendrán vigencia mientras subsistan las finalidades que justifican su Tratamiento y durante los términos adicionales de conservación establecidos por las obligaciones legales o contractuales aplicables.